Öncelikle organizasyon firmaları asli görev olarak planlama, yönetme ve raporlama işlevlerini gerçekleştirmektedirler. Bu açıdan bakıldığında planlanmadan yapılan veya yönetimi olmayan bir etkinliğin sonuçları amacını gerçekleştiremeyebilir.
Bu bağlamda organizasyon firmaları size profesyonel olarak etkinliğinizin düzgün bir şekilde planlanması ve sorunsuz yürütülmesini sağlamaktadırlar. Buna örnek verecek olursak, gerçekleştirmek istediğiniz bir konser organizasyonu olduğunu düşünün, konser organizasyonu için menajerlik hizmeti veren bir firmadan sanatçı temini sağladınız ve bir ses ve ışık firmasından tesisat kiraladığınızı varsayalım. Konser alanını ayarladıktan sonra bir matbaa ile anlaşarak afiş ve bilet bastırdınız ve biletleri satışa sundunuz. Buraya kadar her şey doğal akışında gelişiyor gibi görünse de sizin görmediğiniz birçok ayrıntı gözden kaçmış durumda. Gözden kaçırmış olduğunuz noktaların tamamı size konser tarihine çok yakın bir zamanda sorun olarak geri dönecektir. Örneğin, anlaştığınız sanatçının hedeflediğiniz kitle için doğru bir seçim olup olmadığı, sanatçının ulaşım ve konaklaması, sahne için istediği teknik döküm, Çeşitli izin ve yasal prosedürler vb birçok ayrıntı.
Bir organizasyon firması, sizin göremeyeceğiniz kadar detay ayrıntıyı ve teknik bilgiyi size sunmaktadır. Planlama aşamasında aklınızdaki etkinliğin sizin amacınızla ne kadar örtüştüğünün araştırılması, maliyetlerin yaklaşık değer olarak belirlenmesi, yapılacak etkinliğin sürelerinin net ortaya konulması ve tüm bu verilerin raporlanması ile size sunulması sağlanmaktadır. Etkinlik için tedarikçi seçiminin işin niteliğine uygun olmasının sağlanması ve etkinlik esnasında ortaya çıkabilecek problemlerin minimize edilmesi tamamen bir uzmanlaşma ve profesyonel destek ihtiyacını ortaya koymaktadır.
Organizasyon firmaları profesyonel ekiplerden oluşmaktadır. Ekip içerisinde ki farklı birimlerin tamamı sizin bir bütün olarak gördüğünüz etkinliğin farklı kollarının yönetilmesini sağlamaktadır. Örneğin yukarıda vermiş olduğumuz örneği değerlendirecek olursak, Sanatçı seçimi ve sanatçının taleplerini etkinlikle koordineli olarak yürüten birim aynı zamanda sanatçının talep ettiği teknik rider (ekipman listesini) teknik birim ile koordine etmektedir. Teknik birim işin sürelerini yöneten birime detay rapor vererek etkinliğin hazırlanma detaylarını iletmekle görevlidir. Her birim alanında profesyonel kadrolardan oluştuğu içinde ortaya çıkabilecek aksaklıklar minimize edilmektedir. Alanında profesyonel birimlerin oluşturduğu ekiplerin faaliyetinin sadece bir kişi veya profesyone olmayan kişiler tarafından yürütülmesi de daha fazla aksaklık ve etkinliğin düzgün yapılamaması sonucunu ortaya çıkarabilir.
Bunların yanında organizasyon firmaları, tedarikçi firmaları sizlerden daha iyi tanımaktadır. Yukarıda belirttiğimiz profesyonel birimler, tedarikçi firmaların, yapılacak etkinlikte ne kadar yeterli olup olmayacağını belirlemektedirler. Örneğin teknik riderı (ekipman listesini) doğru analiz ederek muadili veya listede yer alan ürünleri nereden bulabileceğinizi bu alanda profesyonel bir organizasyon firması belirleyebilir. Bu işlevi siz üstlenmek isterseniz yanlış bir tedarikçi firma seçebilir ve etkinliğinizin istemediğiniz şekilde gerçekleşmesine neden olabilirsiniz.
Organizasyon firmaları sizin paranızı ve zamanınızı korurlar. Etkinliği gerçekleştirmek için harcadığınız zamandan çok daha kısa bir sürede yapılacak işlemleri daha hızlı ve daha sorunsuz yapmanızı sağlarlar. Ayrıca tedarikçi firma ve çalışan seçimlerinde size doğru insan, en iyi ürün ve hizmeti en uygun fiyata sağlayabileceğiniz yolu gösteriler. Bu işlevleri ile size hem zaman hem de para kazandırırlar.
Nasıl ki bir marangozun yaptığı dolabı siz onun kadar iyi yapamıyorsanız, organizasyon işi de aynı uzmanlığı gerektirmektedir. Organizasyon firması kullanmadan yapacağınız etkinliklerde marangoz olmadan yaptığınız dolap gibi olacaktır.